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Stakeholder-Dialog planen: Der 6P-Partizipationswürfel als Setup-Methode
Text: Melanie Peschel, Stand August 2026
Einen Stakeholder-Dialog zu planen beginnt nicht mit der Einladung. Trotzdem scheitern die meisten Beteiligungsprozesse genau dort: nicht im Raum, sondern Wochen vorher am Schreibtisch, in dem Moment, in dem jemand sagt: „Wir machen dazu einen Workshop."
Der Satz klingt erstmal nach Tatkraft. Aber tatsächlich ist er der häufigste Setup-Fehler in Transformationsprojekten, denn er beantwortet die letzte Frage zuerst. Wer mit dem Format beginnt, hat ja noch nicht automatisch präzise geklärt, wen diese Einladung erreichen soll, worüber überhaupt entschieden werden kann und ob die Eingeladenen mitreden wollen.
Das Ergebnis kennen viele Projektleitungen: ein gut gemeintes Format, ein halb gefüllter Raum, ein Protokoll, das niemand weiterverwendet. Und im Projekt die Erfahrung, dass Beteiligung Zeitinvest bedeutet und nichts oder kaum etwas zur Folge hat.
Warum Beteiligungsprozesse im Setup scheitern
Der Würfel mit den sechs W-Fragen ist ein Reflexionsinstrument für genau diese Phase. Sechs Fragen, die beantwortet sein müssen, bevor ein Beteiligungskonzept steht. Nicht als Checkliste zum Abhaken, sondern als Denkweg, der Entscheidungen sichtbar macht, die sonst implizit getroffen werden.
Die sechs Fragen des 6P-Partizipationswürfels
Wer? Stakeholder identifizieren jenseits der üblichen Verdächtigen
Zwei Perspektiven strukturieren die Antwort: Betroffenheit und Einflussmacht. Die entscheidende Frage beim Stakeholder-Mapping lautet nicht „Wen kennen wir?", sondern „Wen erreichen wir bisher nicht, obwohl wir sie brauchen?" Meist ist das die schweigende Mitte: nicht organisiert, nicht laut, aber das werden sie vielleicht in ein paar Jahren unmittelbar in der Umsetzungsphase eines Infrastrukturprojekts; dann wird´s besonders schwierig.
Woran? Den Beteiligungsgegenstand klar abgrenzen
„Die Wärmeplanung" ist kein Beteiligungsgegenstand, ebenso wenig „der Netzausbau" oder „unsere Nachhaltigkeitsstrategie". Diffuse Einladungen erzeugen Enttäuschung auf beiden Seiten. Beteiligt wird dort, wo tatsächlich Gestaltungsspielraum besteht. Steht die Technologie fest, steht sie fest. Über Art der Umsetzung, Timing und begleitende Maßnahmen lässt sich trotzdem sinnvoll sprechen.
Warum? Die vier Beteiligungsziele auseinanderhalten
Information, Konsultation, Ko-Kreation oder Legitimation. Alle vier sind legitim. Vermischt werden dürfen sie nie. Eine Informationsveranstaltung als „Workshop" zu inszenieren ist der schnellste Weg, Vertrauen dauerhaft zu verlieren.
Wollen sie? Bereitschaft realistisch einschätzen
Die am häufigsten übersehene Frage. Die Annahme „Wenn wir einladen, kommen sie" stimmt selten. Beteiligungsmüdigkeit ist Erschöpfung, nicht Desinteresse: die Folge früherer Prozesse, die viel versprachen und wenig bewirkten. Ist das Vertrauen beschädigt, steht am Anfang keine Planungswerkstatt, sondern Vertrauensarbeit in kleinen Formaten.
Wie? Das Beteiligungsformat folgt der Funktion
Erst jetzt kommt das Format. Und es ergibt sich fast von selbst, wenn die vier Fragen davor beantwortet sind. Ältere private Eigentümerinnen erreichen Sie anders als die Wohnungswirtschaft, ein Forschungskonsortium anders als eine Belegschaft.
Wann? Timing im Beteiligungsfahrplan
Zu früh überfordert, weil Daten fehlen und die Diskussion diffus bleibt. Zu spät delegitimiert, weil der Plan steht und die Eingeladenen sich vorgeführt fühlen. Der Beteiligungsfahrplan ist deshalb kein Anhang zum Projektplan, sondern ein Steuerungsinstrument.
Die Reihenfolge entscheidet über das Ergebnis
Der eigentliche Wert des Würfels liegt natürlich einerseits in den sechs Fragen, aber v.a. auch in ihrer Abfolge. Je nachdem, wie die erste Frage nach dem Wer beantwortet wird, fallen alle weiteren Antworten anders aus. Wer die schweigende Mitte in den Blick nimmt, kommt beim Beteiligungsgegenstand, beim Ziel und beim Format zu vollkommen anderen Ergebnissen als jemand, der die eingespielten Verbände einlädt.
Deshalb steht das Wie an fünfter Stelle. Nicht aus methodischer Strenge, sondern weil ein Format, das vor den anderen Fragen feststeht, den Prozess auf eine Antwort festlegt, die noch niemand geprüft hat.
Von der Wärmeplanung bis zur Nachhaltigkeitsstrategie: warum die Methode überträgt
Die methodischen Grundlagen entstanden zwischen 2017 und 2020 im BMWi-geförderten Reallabor C/sells. Ich verantwortete dort das Arbeitspaket „Partizipationsarbeit in komplexen Strukturen mit Partikularinteressen". Der Ursprung liegt also nicht in der kommunalen Wärmeplanung, sondern in einem Forschungsverbund mit Universitäten, Stadtwerken und Start-ups, in dem sehr unterschiedliche Interessen koordiniert werden mussten.
Seit 2021 haben wir bei Tracemaker die Methode vor allem in der kommunalen Wärmeplanung und der Quartiersentwicklung verfeinert. Die Fragen selbst sind aber nicht an ein Fachthema gebunden. Ob Netzausbau, Schwammstadt, Wasserstoff-Infrastruktur, ein Reallabor oder die interne Verankerung von Nachhaltigkeit in einem Konzern: Es geht immer darum, wer betroffen ist, worüber entschieden werden kann, was das Ziel ist, wer mitmachen will, in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt. Was sich ändert, sind die Antworten, nicht die Fragen.
Wie das in der Praxis aussieht, zeigt der Prozess in Oldenburg: 700 Menschen, ein Wärmeplan, ein Ratsbeschluss.
Häufige Fragen zum Aufsetzen von Stakeholder-Dialogen
Wie lange dauert es, einen Stakeholder-Dialog aufzusetzen?
Das Setup selbst braucht Tage, nicht Wochen, wenn die Informationen vorliegen. Aufwendig ist die Vorarbeit: Stakeholder-Mapping und die Einschätzung, wie belastbar das Vertrauen aus früheren Verfahren ist. Der daraus abgeleitete Beteiligungsfahrplan reicht dann über die gesamte Projektlaufzeit.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für Beteiligung?
Es gibt keinen einzelnen richtigen Zeitpunkt, sondern eine Phasenlogik. Früh im Prozess ist Ko-Kreation möglich, in der Mitte Konsultation, gegen Ende Information und Umsetzungsbegleitung. Der Fehler liegt fast nie in einer einzelnen Veranstaltung, sondern darin, dass die Phasenlogik nie kommuniziert wurde.
Was tun, wenn niemand kommt?
Zuerst die vierte Frage nachholen. Ausbleibende Anmeldungen sind meist kein Desinteresse, sondern Erschöpfung nach Prozessen, die nichts bewirkt haben. Dann hilft kein größeres Format, sondern ein kleineres, niedrigschwelligeres, das zuerst Verlässlichkeit zeigt.
Funktioniert die Methode nur für Kommunen?
Nein. Die sechs Fragen sind unabhängig vom Fachthema und funktionieren in Unternehmen, Forschungsverbünden und Stiftungen genauso. Nur die Antworten fallen anders aus.
Ihr Beteiligungsvorhaben gemeinsam aufsetzen
Wenn Sie vor einem Beteiligungsprozess stehen und die sechs Fragen einmal an Ihrem konkreten Vorhaben durchspielen möchten, lassen Sie uns sprechen. Im strategischen Sparring gehen wir Ihr Setup durch, bevor die erste Einladung rausgeht: Akteurskonstellation, Gestaltungsspielraum, Ziele je Phase, realistische Formate.
Schreiben Sie mir an team@tracemaker.de oder über das Kontaktformular. Mehr zur Konzeption und zum Prozess-Design für Akteursbeteiligung finden Sie auf der Leistungen-Seite.
Copyright Bild: Stiftung Energie & Klimaschutz
Zum Namen Partizipationswürfel: In der Kinder- und Jugendbeteiligung ist unter derselben Bezeichnung ein etabliertes Instrument verbreitet. Die Namensgleichheit ist zufällig, die Modelle sind unabhängig voneinander entstanden.